Tópicos importantes para Auditorias em SST.

Todos sabem que as auditorias na empresa, tanto internas quanto externas, são de extrema importância para analisar como estão funcionando os processos e procedimentos internos de um sistema de gestão.

Na área de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) a auditoria é uma ferramenta fundamental para averiguar se o sistema de gestão está cumprindo sua função, se todos os processos e todos os procedimentos estão funcionando como deveriam.

É uma ferramenta de controle administrativo. Com as auditorias os gestores da área podem ter uma visão ampla do sistema, verificando falhas, deficiências, erros de procedimentos, falhas humanas e com isso implementar melhorias ou até mesmo reformulações de todo o sistema, adequando-o às suas necessidades.

Segue abaixo a tradução de um artigo escrito por George Robotham entitulado "Quick Guide to Auditing OHS Systems" (Guia Rápido para Auditorias em SST). Artigo original em: http://www.safetyrisk.net/quick-guide-to-auditing-ohs-systems/

Segue abaixo a tradução do artigo:

Na prática, acredito que há alguma confusão entre os termos inspeção e auditoria. Distinguiríamos os dois dizendo que podemos inspecionar coisas e auditar sistemas.

Organizações que obtêm bom desempenho na questão de segurança e saúde do trabalho são as que passam por auditorias internas e externas abrangentes, onde é auditado todo o escopo de SST dentro da organização.

A empresa deve ter definido qual o nível de excelência que ela busca e todos os colaboradores devem ter conhecimento e serem treinados no assunto. Deve ser elaborado um conjunto detalhado de questões de auditoria, baseando-se nas informações disponíveis na organização, de forma a elaborar diretrizes detalhadas de auditoria.

O papel de cada auditor deve ser definido. Cada departamento a ser auditado deve ser notificado sobre as diretrizes da auditoria e os auditores que realizarão o processo devem ser treinados sobre as diretrizes e seu papel a cumprir.

Uma série de auditorias anuais deve ser realizada nos vários departamentos, por meio de um time de auditores liderado por um auditor mais experiente, de modo a permitir um grande fluxo e coleta de informações periódicas.

As não-conformidades encontradas devem ser analisadas e processos formais devem ser criados de modo a se acompanhar (follow-up) a implementação das recomendações da auditoria.
Segue algumas dicas:

• Seja qual for o documento produzido, seja sucinto. Recomendações de auditoria tendem a serem pesadas e difíceis de se usar na prática.

• Um método de classificação dos resultados deve ser empregado.

• Deve haver uma reunião de abertura de auditoria com todas as partes interessadas, inclusive com a alta gerência de cada departamento.

• Deve haver uma reunião de fechamento de auditoria com as partes interessadas, inclusive a alta gerência, de modo a permitir a discussão de resultados encontrados, argumentação e refutação. Algumas companhias procuram ter todos os supervisores responsáveis de SST nestas reuniões, de modo a absorverem um bom conhecimento sobre o assunto.

• Deve haver um relatório escrito, com sumário de gerenciamento conciso.

• Uma inspeção nos locais de trabalho irá identificar falhas e deficiências no sistema de SST.

• É necessário identificar e analisar o “caminho” da documentação, verificando por quais departamentos passa e quem o utiliza.

• É essencial que as diretrizes a serem analisadas na auditoria sejam bem escritas e estejam de comum acordo entre os auditores, bem como os processos de auditoria.

• Esteja preparado para pessoas que podem mentir para você. Esteja preparado de forma a pensar que muitos quesitos podem ter sido informados como cumpridos quando não estão. Exija evidências sólidas que comprovem as afirmações das pessoas.

Autor: George Robotham